Il y a un moment que vous y pensez : vous entretenez depuis plusieurs années déjà une relation orageuse avec votre serveur local; vos employés voudraient travailler à distance, mais ne peuvent pas avoir accès aux fichiers dont ils ont besoin (ni vous non plus lorsque vous êtes en voyage); vous aimeriez faciliter la collaboration autour des projets, mais vos outils actuels le permettent difficilement… Vous savez qu’il est possible de faire mieux et décidez de plonger dans l’infonuagique, mais par où commencer?

Identifiez vos besoins et objectifs

Une des erreurs les plus répandues consiste à choisir un outil avant même d’avoir regardé toutes les options qui s’offrent à vous (il y a en toujours plus qu’on pense et que les revendeurs veulent nous en présenter). Dites-vous qu’il ne s’agit probablement pas que d’un changement de logiciel, mais aussi d’une façon de travailler.

Réfléchissez globalement aux zones de friction au sein de votre organisation : quelles situations ou tâches récurrentes font grincer des dents et pourquoi? Quels sont les outils et processus de travail impliqués? Ces zones de friction constituent sans doute les éléments qui gagneront le plus à être améliorés à court terme, servez-vous en comme banc d’essai pour implanter de nouvelles façons de faire.

De façon générale, quels sont vos besoins, attentes et objectifs vis-à-vis des nouveaux outils que vous voulez adopter? L’idée n’est pas de tout changer d’un coup, mais plutôt de développer une perspective stratégique de l’utilisation des technologies au sein de votre organisation pour l’aider à mieux atteindre ses objectifs et gagner en efficacité.

Analysez les outils disponibles

Une fois vos critères de sélection établis, il est maintenant temps de comparer les différentes solutions qui s’offrent à vous. Quoiqu’en disent les revendeurs, leur solution n’est pas nécessairement la plus performante ou la plus abordable. Les outils se distinguent non seulement par leurs caractéristiques technologiques, mais aussi par une gamme de forfaits qui peuvent varier grandement selon le nombre d’utilisateurs et la fréquence (ou l’intensité) de l’utilisation.

En comparant les outils les uns aux autres, vous serez en mesure d’en dégager quelques-uns qui rencontrent, plus que les autres, vos besoins. Il ne faut cependant pas se restreindre à une seule évaluation de surface : une fois les solutions intéressantes identifiées, testez-les directement (la plupart offrent des versions gratuites ou d’essai) afin de voir avec laquelle vous êtes le plus à l’aise. Rappelez-vous que la technologie ne fonctionne qu’en relation avec des êtres humains (un détail qu’oublient plusieurs programmeurs) et que la qualité de l’expérience-utilisateur sera généralement un facteur clé dans le succès ou l’échec d’un nouvel outil au sein d’une organisation.

Implantez la solution retenue

Vous avez choisi l’outil qui vous convient le mieux. Il faut maintenant l’implanter, tant d’un point de vue technologique que des pratiques de travail de votre équipe.

En ce qui concerne la plateforme, il vous faudra d’abord vous l’approprier et la personnaliser, puis y transférer tous les informations et documents pertinents à partir de vos systèmes existants. Ce processus peut facilement être laborieux, les importations massives étant rarement parfaites et nécessitant souvent une part de révision « à la mitaine ». Malgré cela, de plus en plus de plateformes ont mis en place des fonctions de communications avec d’autres plateformes très facile, ce qui rend très facile le transfert d’information de l’une à l’autre  (par exemple entre un compte de messagerie Gmail et un gestionnaire de relations clients – CRM).

Le nerf de la guerre réside cependant dans l’intégration du nouvel outil dans les pratiques de travail de l’équipe. Il s’agit d’un difficile ballet entre l’outil qui doit venir s’intégrer aux flux de travail et les rendre plus efficaces, en même temps qu’il viendra aussi changer la façon dont les personnes travaillent. Le facteur humain est donc très important dans l’équation, car si les gens n’utilisent pas ou mal la nouvelle technologie, celle-ci peut facilement devenir un irritant plus qu’un stimulus à l’efficacité.

Également, il est plus facile d’implanter un outil progressivement que d’y aller d’un coup. Je recommande souvent à mes clients qui implantent un nouvel outil de d’abord le faire dans le cadre d’un projet en particulier. Les personnes impliquées ont donc l’occasion de tester l’outil dans un cadre défini, ce qui permet à la fois de mieux calibrer l’outil aux besoins de l’organisation et facilite son appropriation « à petites doses ».

Développez les compétences de l’équipe de travail

Il n’y a pas de formule magique pour qu’une équipe développe une utilisation optimale d’un outil : elle doit être formée et accompagnée pour le faire. Chaque personne a un bagage différent et personne n’est né avec une quelconque bosse du numérique, il faut donc offrir à chacun les ressources et le temps nécessaires pour développer la maîtrise de l’outil. Plusieurs formules peuvent alors être envisagées :  séances de formation (par exemple en demi journée), guides d’utilisation, coaching personnalisé en vidéoconférence, ateliers mensuels de pratique, etc.

Ce processus vous semble pertinent, mais vous manquez de temps pour le mettre en oeuvre? Faites-moi signe et il me fera plaisir de vous épauler dans votre démarche et de trouver avec vous la meilleure solution à vos besoins.