Comme n’importe qui en ce XXIe siècle, votre organisation ne fait sans doute pas l’économie d’utiliser un ordinateur et le Web, ce serait-ce que pour la communication (courriels, vidéoconférences) ou la gestion interne (administration, comptabilité, etc.). Vous en êtes venu, au fil du temps, à utiliser un ensemble d’outils qui font de votre organisation un écosystème numérique plus ou moins complexe. En tirez-vous le meilleur parti?

L’idée de réfléchir à une stratégie numérique organisationnelle repose sur le fait d’utiliser le numérique pour gagner en efficacité, en productivité, voire en innovation, au lieu de s’y mettre à la pièce, le plus souvent avec l’impression d’être dépassé. Il faut notamment éviter de prendre les moyens pour des fins et choisir des outils sans faire une réflexion sur les usages qui en seront faits. Une organisation veillera plutôt à disposer des meilleurs outils pour remplir sa mission et atteindre ses objectifs, ainsi que les compétences nécessaires pour utiliser ceux-ci.

Typiquement, une stratégie numérique inclura les éléments suivants: l’infrastructure technologique, les processus de travail, la présence Web et les compétences numériques de l’organisation.

L’infrastructure technologique

L’infrastructure technologique d’une organisation repose à la fois sur ses équipements informatiques (ordinateurs, serveurs, routeurs filaires ou wifi, etc.) que sur les logiciels qu’elle utilise, tant en mode local qu’en infonuagique. Il sera également utile de colliger l’ensemble des informations (codes d’utilisateur et mots de passe) sur les différents services utilisés (hébergement Web, registraire de nom de domaine, comptes de services en ligne).

Rappelez-vous que plus de 9 failles de sécurité sur 10 sont le fait d’une politique organisationnelle défaillante quant à la gestion des mots de passe. Une bonne pratique est, par exemple, de changer les mots de passe aux 6 mois et de s’assurer qu’ils soient aléatoires (idéalement une série indistincte de lettres, chiffres et symboles).

Typiquement, on procédera à un inventaire de l’infrastructure technologique pour évaluer si elle répond correctement aux besoins de l’organisation et combien coûte son maintien (ce qui permet d’évaluer l’intérêt d’une transition partielle ou complète vers d’autres systèmes).

Les processus de travail et interactions souhaitées

Le travail de cartographie entamé avec l’infrastructure technologique se continue ensuite avec les processus de travail. Il faut alors revenir à l’essentiel des activités d’une organisation, voire à sa culture et ses façons de faire. Le numérique facilite plusieurs choses, comme il permet souvent de les faire différemment. Au-delà d’utiliser de nouveaux outils, y a-t-il des choses qui pourraient être faites autrement? Toutes les organisations n’auront pas l’occasion, le temps ou l’intérêt pour une remise en question en profondeur, mais il ne faut pas non plus sous-estimer cette occasion pour au moins y réfléchir.

Pour revenir aux processus de travail, on voudra alors, idéalement en collaboration avec les différentes personnes impliquées, dresser le portrait des tâches accomplies au sein de l’organisation, de leur contexte et des problèmes rencontrés. Cette information est cruciale pour évaluer si des changements sont nécessaires et quels seront les critères de sélection d’un  nouvel outil ou les orientations de nouvelles façons de faire. Voici des exemples de processus qui peuvent être détaillés, en vue d’être optimisés, au cours de cet exercice:

• Administration
  • ressources humaines
  • comptabilité
•  Gestion
  • tâches
  • temps / calendriers partagés
  • projets
  • relations clients
  • documents
  • collectes de données
• Communications
• Ventes / financement

Une façon simple de réfléchir à ces différents éléments est de vous demander quelles sont les interactions souhaitées, dans le cours des activités de votre organisation, entre les employés, avec les partenaires, les personnes desservies, etc. Ces interactions pourraient-elles être facilitées, bonifiées? Comment?

La présence Web

L’époque où avoir un site Web était considéré comme le nec plus ultra de l’avant-garde technologique pour une organisation est maintenant révolu… La présence Web d’une organisation repose maintenant sur plusieurs plateformes et doit surtout être alignée avec une vision d’ensemble des activités et objectifs de celle-ci.

Que ce soit pour simplement diffuser de l’information, susciter une interaction avec un visiteur ou carrément le convertir en acheteur (ou en supporteur dans un contexte de sociofinancement), il importe de savoir à qui l’on s’adresse, d’avoir développé du contenu approprié aux objectifs et publics-cibles et d’utiliser correctement les bonnes plateformes de communication.

Voici quelques éléments d’évaluation des plateformes pouvant constistuer la présence Web d’une organisation:

• Site Web
  • administration
  • contenus
  • expérience-utilisateur
  • accessibilité
  • référencement
• Réseaux sociaux
  • calendrier éditorial
  • optimisation des publicationa
• Infolettre
  • ciblage des clientèles
  • taux de pénétration

* J’offre un service d’évaluation exhaustif de la présence Web des organisations qui leur permet de voir leurs points à améliorer et propose des recommandations en ce sens fondées sur un ensemble de bonnes pratiques appliquées à leur champ d’activité spécifique. Contactez-moi pour de l’information.

Les compétences numériques

Personne, aux dernières nouvelles, n’est né avec une quelconque bosse des technologies. Même pour les plus jeunes, la formation qui est, encore aujourd’hui, donnée à l’école concernant l’utilisation des technologies de l’information reste des plus minimales (étonnamment). On pourra bien développer la meilleure stratégie numérique du monde, si elle ne s’incarne pas dans les pratiques de travail, elle risque d’être complètement inutile si elle n’est pas supportée par les compétences des personnes en place.

Si, pour que votre stratégie numérique soit véritablement réussie et ancrée dans votre organisation, vous devez impliquer vos employés dans la réflexion sur la culture et les processus de travail, il est non moins essentiel que ceux-ci aient ensuite la capacité (en termes de savoir-faire) de pleinement intégrer les outils numériques à leurs pratiques de travail. Il y a ici un enjeu de formation et de documentation technique qui est souvent négligé et qui cause souvent une certaine part de frustration, avec ce que cela entraîne de contre-productivité.

Investir dans les personnes et l’intelligence collective d’une organisation est non seulement plus rentable que de gérer les transitions douloureuses et les insatisfactions, mais une opportunité est ainsi créée pour favoriser une meilleure collaboration, une plus grande productivité et aussi un plus grand potentiel d’innovation. Prenez un recul stratégique pour que votre organisation soit plus intelligente, plutôt que dépendante, grâce au numérique.