Collaboration: pratiques et outils

CollaborationLes wikis avaient déjà amorcé le processus et, aujourd’hui, l’infonuagique offre de nombreux outils de collaboration aux professionnels et équipes de travail. Plusieurs les utilisent déjà et pourraient même difficilement s’en passer.

De fait, le milieu des technologies de l’information (TI) a grandement participé au développement, depuis les années 1980, à l’essor des pratiques collaboratives, par exemple avec les logiciels libres. Aujourd’hui, de nombreux outils existent pour faciliter le travail à plusieurs et à distance et nombreuses sont les organisations qui les ont d’ores et déjà intégrés dans leurs pratiques de travail. Ces outils comportent effectivement un énorme potentiel d’économie de temps, voire d’argent. Au-delà de la seule technologie, comprenons-nous cependant vraiment la logique collaborative?

Les fondements de la collaboration

J’assistais la semaine dernière à une journée de formation offerte par Innoweave, un programme de la Fondation McConnell destiné à promouvoir les pratiques innovantes auprès des organismes communautaires. Plus particulièrement, la formation portait sur l’infonuagique et les possibilités qu’elle offre aux organismes en termes d’efficacité (à petite échelle, les coûts à court terme ne sont pas nécessairement moindres que les solutions traditionnelles). Les formateurs ont bien dressé la table, abordant l’importance de considérer le contexte des problématiques technologiques avant de se lancer à la quête de solutions, dont les plus évidentes ne sont pas toujours les plus appropriées.

Les participants se sont montrés ouverts et intéressés, échangeant sur leurs problématiques réciproques. L’élément collaboratif de l’infonuagique leur est apparu évident dès le départ mais, au fil des interventions, un doute a germé dans mon esprit. Plusieurs interventions montraient une ouverture aux possibilités offertes par les outils, mais on sentait clairement un inconfort en ce qu’elles venaient parfois remettre en cause certaines façons de faire ou conceptions du travail. Par exemple, la possibilité de prendre ses courriels à distance à n’importe quelle heure, ou encore de travailler à distance sur des fichiers, en a questionné plus d’un sur une conception « 9@5 » de la journée de travail.

Comme un directeur d’organisme me l’a expliqué, beaucoup des problématiques ne viennent pas seulement de technologies périmées ou d’un usage déficient de celles-ci, mais aussi, voire surtout, des processus et de la culture de travail des organisations. Ainsi, au-delà de la seule implémentation d’outils réglant telle ou telle problématique, il importe de considérer les flux de travail impliqués, les interactions humaines qui les supportent et, parfois, les valeurs et l’esprit qui portent celles-ci. Si l’infonuagique permet le travail à distance, il ne faut pas seulement repenser le modèle de la journée de travail pour le rendre plus flexible, mais aussi faire suffisamment confiance aux employés dans leur gestion de celle-ci.

La collaboration implique donc plus de confiance et plus de lâcher-prise pour une organisation, ce qui comporte évidemment certains risques de dérapage, mais aussi le potentiel d’augmenter la productivité et la qualité du travail des employés, si ce n’est leur sentiment d’appartenance et leur capacité d’innovation. Au-delà de la technologie, la collaboration demeure un mode de relation entre personnes et la flexibilité qu’elle implique relève probablement davantage de la culture organisationnelle que de la technologie en soi.

Quelques outils de collaboration

Je vous donne maintenant quelques outils de collaboration dont nous avons parlé lors de cette journée. Tout d’abord, je vous inviterai à visiter les sites Platformation.ca et COCo-IT, qui regroupent chacune des ressources de façon thématique, le site de COCo-IT abordant également des problématiques plus larges.

Par rapport aux outils que je présente, je tiens d’ailleurs à dire qu’ils ne sont qu’une version de certains types d’outils (partage de fichier, gestionnaires de relations clients, agendas partagés, etc.), ne sont pas nécessairement les meilleurs ou encore les plus appropriés à votre situation, et que rien ne vaut une recherche comparative pour trouver la solution qui nous convient le mieux. Une excellente façon de trouver des comparatifs est simplement de faire une recherche sur les concurrents d’un tel outil (ex : concurrents Dropbox).

Outre le fait qu’elles facilitent le travail à plusieurs, un avantage important de ces plateformes est qu’elles sont multiplateformes, c’est-à-dire qu’elles sont transposables sur les téléphones intelligents et les tablettes et permettent un accès mobile.

  • Les outils Google : Google a mis sur pied de nombreux outils très utiles pour le travail à plusieurs, à commencer par Google Docs, aujourd’hui Google Drive, qui permet l’édition simultanée d’un même document par plusieurs personnes à la fois. Mentionnons également son agenda en ligne, qui permet de gérer ses propres rendez-vous et tâches, mais aussi de fédérer ceux d’une équipe de travail. Les formulaires permettent aussi la création de sondages en ligne, dont les données peuvent être transposées dans des feuilles de type Excel et être exportées en graphiques de toutes sortes.
  • Dropbox et Box : Il s’agit de deux plateformes de stockage de données en ligne (ce que permet également Google Drive, mais avec des termes de service quelque peu nébuleux), chacune offrant un espace gratuit (2 Go pour Dropbox et 5 Go pour Box) à titre individuel. En payant un certain frais mensuel ou annuel, on peut disposer de plus d’espace et les équipes de travail peuvent également profiter d’une infrastructure qui peut remplacer un serveur traditionnel (mais attention aux frais à l’utilisateur qui peuvent grimper rapidement). En comparaison à Dropbox, qui ne fait que stocker les fichiers, Box permet également d’implanter un système de permissions d’accès selon différentes classes d’utilisateurs.
  • Toggl et Wunderlist : Deux de mes outils préférés, qui permettent de faire le suivi des tâches d’une journée de travail. Wunderlist permet de planifier les tâches et de les classer par thème ou projet, alors que Toggl permet de noter le temps passé à effectuer les tâches. Il est possible de partager avec d’autres des tâches sur Wunderlist, alors que Toggl permet aux équipes de travail de fédérer leurs feuilles de temps sur un même projet. Vivement les outils simples et efficaces! À noter que ces plateformes se déploient sur le Web, sur les téléphones intelligents et les tablettes, ainsi qu’en version locale sur votre ordinateur.

Marc

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